Excel : préparer son fichier de facturation électronique pour septembre 2026

Utilisez Excel comme un tableau de préparation et de suivi, pas comme l’outil réglementaire de facturation électronique. Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée.

Le fichier doit permettre d’identifier les clients, de qualifier les flux et de contrôler les données avant leur traitement par votre outil de facturation ou votre plateforme. Il ne suffit pas, à lui seul, à remplir les obligations de réception, d’émission ou d’e-reporting.

Identifier les flux concernés

Les ventes entre entreprises françaises assujetties à la TVA relèvent en principe de la facture électronique. Les opérations avec un particulier ou un client étranger peuvent relever de la transmission de données de transaction, appelée e-reporting.

L’obligation d’émettre des factures électroniques et de transmettre certaines données s’applique depuis le 1er septembre 2026 aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire. Les PME et micro-entreprises disposent d’un report au 1er septembre 2027 ; le calendrier est présenté par le ministère de l’Économie.

Ajoutez une colonne « Flux à traiter » avec des valeurs simples : « Facture électronique B2B France », « E-reporting » et « Hors périmètre à vérifier ». Cette qualification ne remplace pas une analyse fiscale : faites valider les cas particuliers par votre expert-comptable ou votre plateforme.

Structurer le tableau

Conservez une ligne par facture et évitez les doublons. Prévoyez au minimum la référence interne, le numéro de facture, la date de facture et la date d’échéance.

Client : raison sociale, SIREN et, si nécessaire, SIRET de l’établissement concerné.
Identifiants : numéro de TVA lorsqu’il est applicable et données de routage communiquées par le client, comme sa plateforme, un code service ou une référence de routage.
Montants : total HT, montant de TVA, total TTC, devise et taux de TVA appliqué.
Règlement : mode de paiement, échéance, date de règlement et reste dû.
Nature du client : professionnel français, particulier, client situé hors de France ou autre catégorie utile à votre activité.

Transformez la plage en tableau avec Insertion > Tableau. Les filtres, les références structurées et l’ajout automatique des formules facilitent les mises à jour et les contrôles.

Contrôler les données et les statuts

Créez des listes déroulantes avec Données > Validation des données pour le type de client, le flux, le taux de TVA et les statuts. Vous pouvez, par exemple, utiliser « À compléter », « Prête à transmettre », « Transmise », « Rejetée » et « À corriger » pour le suivi interne.

Séparez ce statut interne du statut plateforme, qui doit reprendre les retours de votre prestataire. Ne qualifiez pas une facture de « reçue par le client » sur la seule base d’un envoi par e-mail ou d’une action dans Excel.

Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour signaler un SIREN absent pour un client professionnel français ou un écart entre les montants. Une formule de contrôle peut être : =SI(ARRONDI([@HT]+[@TVA];2)=ARRONDI([@TTC];2);"OK";"À vérifier") ; adaptez les noms de colonnes et contrôlez les arrondis ou remises particuliers.

Le suivi des paiements et des relances peut reprendre la logique d’un tableau de suivi des factures clients. Il reste distinct de la preuve de transmission réglementaire.

Utiliser Excel avec la plateforme agréée

Employez le fichier pour compléter les données clients, contrôler les factures avant dépôt, suivre les rejets et rapprocher les informations avec la comptabilité. La plateforme agréée demeure le canal de réception et, selon votre échéance, d’émission et de transmission.

Testez d’abord ces colonnes sur vos dernières factures émises. Vous identifierez les données manquantes et les statuts à préciser avant le paramétrage de votre outil.