Excel : créer un registre RGPD simple pour suivre vos données personnelles
Créez dans Excel un registre RGPD clair pour recenser les données personnelles, les accès, les durées de conservation et les actions à suivre.
Un registre RGPD peut tenir dans un tableau Excel : une ligne par traitement de données, avec sa finalité, les données utilisées, les accès, les destinataires, la conservation et les mesures de sécurité. Il aide une petite entreprise à localiser ses données personnelles et à suivre les actions nécessaires, sans remplacer une analyse juridique.
Le registre des activités de traitement est prévu par l’article 30 du RGPD. La CNIL explique son contenu et ses cas d’obligation ; même lorsqu’une structure de moins de 250 personnes bénéficie d’une exception, le documenter reste utile.
Colonnes essentielles
Créez un onglet « Registre des traitements » et distinguez les usages réels : facturation, recrutement, paie ou newsletter. Ne confondez pas la finalité avec l’outil : « suivre les congés » est une finalité, tandis qu’Excel ou Google Sheets sont des supports.
- ID traitement et nom du traitement.
- Responsable interne et finalité.
- Personnes concernées, catégories de données et source des données.
- Outils et emplacements, ainsi que les accès autorisés.
- Destinataires et sous-traitants, et les éventuels transferts hors EEE.
- Durée de conservation, mesures de sécurité, prochaine revue et actions à suivre.
La durée de conservation doit décrire la règle appliquée, par exemple la durée de la relation commerciale puis l’archivage prévu par l’obligation applicable. La CNIL propose un modèle de registre dont vous pouvez reprendre les rubriques essentielles.
Rendre le tableau facile à suivre
Transformez la plage en tableau avec Insertion > Tableau pour filtrer les lignes et faciliter les recherches. Ajoutez un onglet « Listes » et utilisez Données > Validation des données pour créer des listes déroulantes, par exemple pour le statut ou les catégories de personnes.
Un statut tel que « À recenser », « À vérifier » ou « Validé » organise le travail interne, mais ne prouve pas la conformité au RGPD. Pour signaler une revue échue, créez une colonne « État de revue » avec la formule suivante :
=SI([@[Prochaine revue]]<AUJOURDHUI();"À revoir";"OK")
Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour repérer les lignes à revoir. Mettez à jour une ligne lors de l’arrivée d’un outil ou d’un formulaire, ou d’un changement d’accès, de prestataire ou de durée de conservation.
Cloud, IA et accès au registre
Recensez les outils cloud et d’intelligence artificielle lorsqu’ils servent à une finalité impliquant des données personnelles. Identifiez le service, l’éditeur ou prestataire, les paramètres de partage et les éventuels transferts ; la CNIL rappelle que le responsable de traitement doit encadrer sa relation avec ses sous-traitants.
Limitez l’accès au registre aux personnes chargées de le mettre à jour et conservez une version de référence unique. Faites valider les points sensibles, notamment les données de santé, les données relatives à des mineurs, les transferts internationaux ou la surveillance, par votre référent RGPD, un DPO ou un conseil compétent.